体を洗う順番

入浴した際に、どういった順番で洗っているでしょうか。
掃除をする際にハタキや拭き掃除をして、最後に床掃除をするように、体を洗う際も上から下の順番にした方が効率的です。
体や顔を洗ってから頭を洗うと、すすいだ際にシャンプーやリンスがせっかく洗った体や顔に流れてきます。
そういったことを気にせず、最後に頭を洗っている方もいらっしゃるでしょう。

このように、日常的に行われていることの中に、非効率なこと、不合理なことな含まれていても、なかなか自分では気が付きません。

なぜそれをやっているのか、なぜその手順なのか

新たに始めることであれば、どうすれば効率良く実行できるのかを検討しながら手順を構築していくはずです。

しかし、以前からやっていることは、なぜそれをやっているのか、なぜその手順なのかといったことを考えなくなっているのは常です。
そして、それは付加価値に繋がっているか、最大限効率化できているかということを考えなくなっています。

特に事務作業を始めとしたホワイトカラー層は成果が明確でない仕事もあり、効率が悪い、無駄なことをしているかどうか分かりづらいのが現実です。

無駄が分かりづらいために、業務の効率化を考えないという状況に陥る結果になっているケースも多いと考えられます。

ゴールの設定をする

業務の効率化のために止めるべきことは、付加価値に繋がらない作業です。
付加価値に繋がらない仕事を明確にするために、まず成果・アウトプットを明確にする必要があります。

例えば、会議を行うのであれば会議のゴールは何か。
その会議用の資料を作るのであれば、最低限どれだけの品質のものが求められるか。
こういったことが設定されないと、過不足に気づきづらいことになります。

アウトプットが明確になれば、アウトプットを行うための業務の内容をピックアップして、ECRSや合理化の3Sといったことでムリ・ムダ・ムラを排除していくといったやり方があります。

この際の注意点としては、全体最適の視点で考えず、無駄なことをなくすことが目的化してしまうことです。

無駄な業務をなくすことはあくまでも業務効率化の手段であって、それ自体は目的ではありません。
新たに手順を追加することで、全体的な効率化を測ることができるのであれば、手順の追加もありえます。

最後に

我が国は先進国でも付加価値労働生産性が低いことや、従業員人材採用が難しいこともあって、ITによる効率化といったことが言われ始めて久しいです。
しかし、手段はIT化であれ、他のことであれ、現状の無駄をなくす必要があります。

定型化された業務に関しては、無駄や無意味に気付きにくいので、改めてゼロベースで考え直す機会を作ってみてはいかがでしょうか。

以上、参考になれば幸いです。