口頭で説明しない

従業員に新たな業務ををしていただくにあたって、業務の手順や注意事項といったことを説明するかと思われます。
その際に、口頭で説明してメモを取らせていませんか?
そうであれば、早いうちにマニュアル化して、マニュアルを渡したうえで必要なことを説明するやり方に改めることをお勧めします。

マニュアル化で無駄な時間の排除

教わる側は何をどれだけ説明されるのかが分かりませんので、何をどこまでメモを取ればよいのかも分かりません。
また、説明を受けた時点ではまだピンときていなくて、特に質問がないことも多々あるでしょう。
むしろ、質問や疑問点は実際の作業が始まってから発生すると考えた方が良いのではないかと考えられます。

さて、ピンとこない中で取りあえずメモをしている訳ですから、メモを取っても結局あいまいな点があっても不思議ではありません。
特に作業内容が複雑だったり、手順が複雑だったりするとなおさらです。

メモしきれていなかったら質問をするわけですが、その場で質問ができて、すぐに回答できる状態であれば良いかもしれません。
しかし、その場で質問をして回答が得られない状態であれば、質問できずに作業が止まってしまう、あるいはあいまいなまま進めてしまって作業に抜け漏れができてしまうといった危険性が考えられます。

マニュアル通りに行えば作業ができるようにしておけば、質問される機会が減りますし、作業の抜け漏れも減ります。

マニュアル化の注意点

マニュアルも、ただ手順を示せばよいというものではありません。
作業の手順だけでなく、最終的にどうなれば正解なのかが分かるようにしておけば、作業者も自身でチェックすることができるようになります。

また、可能な限りビジュアル化したいところです。
正しく作業を行うためにマニュアルを見ることは大事なのですが、マニュアルを見ている時間そのものは付加価値を生んでいないので、可能な限りマニュアルを見ている時間も減らしたい時間です。

場合によっては動画によるマニュアルといったことも考えらえます。
伝えたい内容によって適宜文章と画像、動画といった手段を使い分けてください。

百聞は一見に如かずということわざがあるように、文章で長々と説明するよりも、ビジュアル化した方が情報を早く、正しく伝えることができることも多いでしょう。
あくまでも、情報を正しく、早く伝えるためにはどうしたら良いかという点に留意してください。

最後に

何どれだけの人数に、どういったタイミングで、何を説明するのかによって条件は変わるものの、ある程度複雑な作業になったら口頭で説明するよりもマニュアル化した方がかえって効率的になるでしょう。

マニュアルを作るのが面倒というのも分かりますが、教える側と教わる側にとって作業が増えてしまうのであれば、マニュアル化した方が結果として時間の削減になります。
また、マニュアル化によって作業の標準化が図られますので、品質の安定化を図ることができるでしょう。

よろしければ、参考にしてみてください。