5S

5Sとは「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「躾」の5つのローマ字の頭文字を並べたもので、整理、整頓、清掃の3つを指して特に3Sと呼ぶこともあります。
特に製造現場や店舗での改善、維持活動の1つであり、製造業であれば常識的に行われていますが、卸売業、小売業、サービス業ではいかがでしょうか?
製造業であっても、製造現場は5Sが徹底されていても、間接業務は5Sができていないということはないでしょうか?

従業員1人当たりの付加価値額を上げようと思ったら、業務効率の改善も取り組まなくてはいけないテーマです。
製造業の考え方を取り入れて業務効率化に取り組みましょう。

整理

必要なものと不要なものを分別し、不要なものを処分することです。

ソフトウェアの古いバージョンの本、今となっては内容が古くなってしまった資料などが本棚に残っていないでしょうか?
PCのデスクトップがファイルだらけの人もよく見かけます。

不要なものは捨てることが第一歩です。
可能な限りペーパーレス化するというのも、整理と言えるでしょう。

整頓

必要なものを必要なときに使えるように置き場を決めることです。

ルールを決めて運用することで、必要な時に必要なものが探しやすくなります。
よく使うものをすぐに取り出せるようにすることで、作業の効率性が高まります。

清掃

その言葉通り掃除です。

事務職の場合は、物理的な汚れだけでなく、デスクトップやフォルダといった作業環境もイメージする必要があるでしょう。
常にきれいにしておこうという意識は、日常の些細な変化にも気づきやすくなります。

清潔

整理、整頓、清掃した状態を維持することです。

用済みのファイルをいつまでもPCのデスクトップに残していませんか?
このように不要なものは残さず削除するようにしていれば、綺麗な状態を保つことができます。

「S」で始まる単語にするためにやや強引な印象を受けますが、最後は「躾」です。
決められたルールや手順を守る習慣づけのことです(だったら「習慣」で良い気もしますが)。

さて、5Sとは何かあった時に行うものではなく、常に意識して行うものです。
したがって、上記の4Sを習慣化しないと、改善の効果も一時的なものになってしまうため、習慣化する必要があります。

最後に

改善活動として、まず整理、整頓、清掃の順番で取り組みます。その後、維持活動として清潔、躾を徹底します。

5Sは気軽に取り組めて効果的な割に、コストも特にかかりません。
従業員の労働生産性を上げるために、5Sに取り組まれてはいかがでしょうか。